近年までは、アパート経営や賃貸マンション経営を行う際は自主管理をしている方がほとんどでした。

しかし、最近では建物の維持・修繕が複雑となったため、自主管理から委託管理へと切り替える方が増えてきています。そんな時に管理業務をサポートをするのが 「不動産賃貸管理会社」 です。

実はひと言に不動産賃貸管理会社といっても提供しているサービスはさまざま。ゆえに、実際に賃貸管理会社を経営されている方やお勤めの方は他社がどのようなサービスを提供しているか気になるのではないでしょうか。

そこで今回は賃貸管理を行っている会社様向けに、賃貸管理業務の一般的な内容とより管理業務をスムーズにしてくれる人気のサポートシステムをご紹介します。

 

【管理マニュアル】賃貸管理業の仕事内容とは

不動産賃貸管理会社は大きく分けると以下の3種類の業務を行っている会社に分類できます。

  • 仲介と管理業務を行う会社
  • 仲介業務だけ行う仲介会社
  • 管理業務だけ行う管理会社

多くの会社が仲介と管理業務を行っているので、今回は仲介・管理業務を行っている会社の一般的な仕事内容についてご紹介していきます。

 

入居者の募集業務

多くの賃貸管理会社は入居者募集業務を行っています。主に、 自社サイトやポータルサイト、WEB広告、指定流通機構レインズへの登録、紙媒体の広告、店頭・現地看板の設置等 を行い集客をしているところが多いようです。

これらの募集業務は仲介業を行う上で無くてはならないものですが、賃貸管理業務の中で手間がかかる作業のひとつと言っても過言ではないでしょう。とはいえ、空き室対策を積極的に行ってくれる賃貸管理会社はオーナー様からも信頼が熱く、指示される傾向にありますので非常に重要です。

管理委託契約を行なう前に、委託会社が管理している物件がどれほど埋まっているのか、空き室状態の物件が多いか少ないか等もチェックするオーナー様もいらっしゃるようなので、少しでも多くのお客様にアプローチできる取り組みも必要となります。

また、お客様に物件を気に入っていただけたら内見を行います。内見案内人の態度が悪くて借りるのをやめてしまう人もいますので、入居希望者が安心して部屋を決めれるような、丁寧な接客を心がけましょう。

 

契約・更新・退去手続き代行業務

契約・更新・退去手続き代行業務も賃貸管理会社の仕事のひとつです。

各種契約書には 法的な効力が発生する ものもあるため、落ち度のない内容で、確実に取り交わしを行うことが求められます。

契約書の内容は法改正ごとに対応していかなければならないので、まるっとサポートしてくれる賃貸管理システムなどを利用するとスムーズでしょう。

 

入居者の苦情対応業務

入居者からの不満や苦情に対する問い合わせの対応も賃貸管理会社の業務となります。

よくある問い合わせ内容は以下の通りです。

  • 設備の不具合
  • 入居者のマナー
  • 隣接住戸からの騒音
  • 災害連絡

このような問い合わせに対して賃貸管理会社は迅速に対応することが求められます。

お客様も感情的に申し出てくる方が多いので、スムーズに顧客情報を確認し、お待ち時間がないように対応するようにしましょう。

 

賃料の回収や退去時の精算業務

賃料の支払いが遅れている入居者に対して、オーナー様に代わり、支払い催促を電話連絡、書面、訪問等の手段を使って 回収代行業務 を行います。

滞りなく支払いがおこなわれるよう、普段から入居者とのコミュニケーションを積極に行えるかどうかも賃貸管理では重要ですが、万が一の場合は、弁護士と相談の上、法的措置が求められることもあります。このような場合にも迅速に対応することが求められますので、予め各専門家と顧問契約を行っておくことが望ましいでしょう。

 

物件管理・メンテナンス業務

管理物件の賃料の下落を抑えるためには、物件の管理・メンテナンスが欠かせません。

主な業務内容は以下のとおりです。

  • 定期清掃
  • 巡回点検(主に外観、外構)
  • 退去時の設備点検
  • 空室の巡回チェック(換気や排水管の臭い対策)
  • 建物診断
  • 給排水管の管内検査
  • 長期修繕計画の作成
  • 退去後のリフォーム

状況に応じて、交換や必要な設備の導入のご提案なども行っていきます。

 

オーナー対応業務

入居者を募集する際の家賃の条件を相談したり、家賃の入金、トラブルの報告などオーナー様は密に連絡を取り合います。

賃貸管理業務は信頼関係で成り立っていると言っても過言ではありませんので、担当者はオーナー様のご要望をしっかり反映させられるようこまめに連携をとりましょう。

 

 

【業務効率化】賃貸管理システムのメリット・デメリット

賃貸管理業務は作業内容が多く、アナログな方法で管理していると業務効率が低下したりオーナー様やお客様に迷惑がかかってしまうことがあります。そんな時に導入しておくと便利なのが不動産賃貸管理システムです。

ここでは賃貸管理システムのメリット・デメリットについてご紹介していきたいと思います。

 

賃貸管理システムのメリット

多くの会社様は顧客情報を契約者台帳やオーナー台帳またはエクセルを用いて管理していると思います。

台帳での管理は顧客の数が増えるのに比例してミスが増えてしまうというデメリットがあります。また、エクセルは誰もが気軽に使用できる上に機能性の高さから定評がある一方で、膨大なデータがファイルに溜まってしまい、欲しい時に顧客情報を出すことができないといったデメリットもあります。

賃貸管理システムであれば 膨大なデータの中から顧客情報や物件情報、オーナー様情報を簡単に見つけ出すことができます 。また、管理業務以外にも、各種契約書類作成機能やポータルサイトへの一括入稿機能などを賃貸管理業務をまるっとサポートしてくれるシステムも存在します。

これらの機能を活用することにより、業務の効率化を図ることができるだけでなく、人的ミスを最小限に抑えることができるのです。

 

賃貸管理システムのデメリット

賃貸管理システムには無料のものも多く存在しますが、セキュリティー面、機能面から見てあまりおすすめできません。一方、 有料の賃貸管理システムを導入すると、固定費が発生してしまいます。 多くのシステムは初期費用+月額固定費というプランになっており、クラウド型は初期費用が安い分月額固定費が高く設定されており、オンプレミス型(デスクトップ型)は初期費用は高い反面、月額固定費は低いという特徴があります。

とはいえ、システムひとつで数人分の人件費が削減できるので、長期的に見れば費用面もあまり気にならないかもしれませんね。

 

人気の賃貸管理システム「楽楽賃貸EBS(エビス)」

最後に、当社が独自開発した楽楽賃貸EBS(エビス)についてご紹介していきたいと思います。

楽楽賃貸EBS(エビス)は不動産管理会社を経営している社長とタックを組み、開発したシステム。使いやすさを求め、10年以上もの歳月をかけ改良を重ねてきました。現在では多くの不動産会社様に導入いただき、多くの喜びの声をいただいております。

数ある賃貸管理システムの中でなぜ楽楽賃貸EBS(エビス)が選ばれるのか、ひとつずつ説明していきます。

 

パソコン操作が苦手な人でも使いやすい

賃貸管理システムは社員全員が使用するため、わかりやすい操作方法であることが重要です。

楽楽賃貸EBS(エビス)は開発以降、常にお客様の声を取り入れながら使いやすさを求め改良を重ねて来ました。現場で頻繁に使用する機能は 少ない操作で完結するように調整 してありますので、パソコン操作経験が乏しいという方でも安心して使用することができます。

 

クラウド型システムとデスクトップ型システムの融合

楽楽賃貸EBS(エビス)はリモートソフトやdropbox等のクラウドサービスとの連携もしておりますので、 クラウドとデスクトップ(オンプレミス)との融合 で理想的な作業環境を実現しています。

 

 

圧倒的な低価格

楽楽賃貸EBS(エビス)は他社商品に比べ圧倒的な低価格を実現。

長く使用しても負担の無いよう設定されているため、 導入後のお客様継続率も業界トップクラス となっています。

 

 

導入後の丁寧なサポート

システム導入後は無料サポートをご利用いただけます。

電話でのご質問は平日10:00〜18:00(土曜祝日除く)、メールでのご質問は24時間受け付けておりますので、わからないことがあればすぐに相談することが可能。

わからない操作に関してはオペレーターが 画面共有やテレビ電話を使用しながらわかりやすく説明 してくれるので、実際に画面を見ながら操作を行っていただくことができます。現在、よくある質問に関して会員の方のみが閲覧できる無料動画も準備しておりますので、そちらをご利用いただくことも可能です。

 

不動産賃貸管理業務をシステムひとつで一括管理

楽楽賃貸EBSでは賃貸業務をはじめとした100以上の業務をひとつのソフトでトータルサポートしてくれます。
主なサポート内容は以下の通りです。

  • 各種契約書(賃貸借契約書、重要事項説明書、紛争防止条例、精算書、取引台帳、オーナーとの媒介契約書、オーナーとの管理契約書、確約書、更新覚書、等)の作成。
  • ホームページサービス(ReBlo、town360、簡単不動産プロ、SUUMOホームページサービスPLUS、アットホームのホームページ作成ツール、HOMES ANNEX、等)の出稿。
  • 家賃集金代行や契約更新案内、解約業務、トラブル対応、修繕対応、スタッフとオーナーとのコンタクトログ共有
  • 解約退去時の原状回復工事に発生する工事の見積書作成、下請けへの発注書作成、請求書作成、領収書等の帳票作成
  • 不動産賃貸システムEBSに内蔵されている募集図面のテンプレートは10種類以上。情報をExcelに出力することで簡単に図面を作成することが可能なうえに、オプションで各社オリジナルの図面を作成することもできる。
  • ポータルサイト(SUUMO、HOMES、アットホーム、レインズ等)の出稿作業がボタンひとつで簡単に登録
  • 保険申込書の作成、保険領収書の作成、保険加入手続き支援     等…

システム内容は日々アップデートしていきますので、今後も便利な機能を続々と追加予定です。

気になる方は下のボタンよりお問い合わせください。

お問い合わせはこちら

 

賃貸管理業務をよりスムーズに!

いかがでしたでしょうか。

賃貸管理業務は多くの情報を扱うだけでなく、オーナー様やお客様との細かいやりとりまで求められます。会社様によってお客様に提供しているサービスは異なりますが、賃貸管理システムを導入することにより、多くの作業を簡易化することが可能となるのです。

不動産業界も時代とともに変化しつつあります。ぜひ、この機会に業務フローを見直してみてはいかがでしょうか。

 

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