【不動産】賃貸管理業務の内容と人気のサポートシステム（ソフト）を紹介！

近年までは、アパート経営や賃貸マンション経営を行う際は自主管理をしている方がほとんどでした。

しかし、最近では建物の維持・修繕が複雑となったため、自主管理から委託管理へと切り替える方が増えてきています。そんな時に管理業務をサポートをするのが「不動産賃貸管理会社」です。

実はひと言に不動産賃貸管理会社といっても提供しているサービスはさまざま。ゆえに、実際に賃貸管理会社を経営されている方やお勤めの方は他社がどのようなサービスを提供しているか気になるのではないでしょうか。

そこで今回は賃貸管理を行っている会社様向けに、賃貸管理業務の一般的な内容とより管理業務をスムーズにしてくれる人気のサポートシステムをご紹介します。

【管理マニュアル】賃貸管理業の仕事内容とは

不動産賃貸管理会社は大きく分けると以下の3種類の業務を行っている会社に分類できます。

仲介と管理業務を行う会社

仲介業務だけ行う仲介会社

管理業務だけ行う管理会社

多くの会社が仲介と管理業務を行っているので、今回は仲介・管理業務を行っている会社の一般的な仕事内容についてご紹介していきます。

入居者の募集業務

多くの賃貸管理会社は入居者募集業務を行っています。主に、自社サイトやポータルサイト、WEB広告、指定流通機構レインズへの登録、紙媒体の広告、店頭・現地看板の設置等を行い集客をしているところが多いようです。

これらの募集業務は仲介業を行う上で無くてはならないものですが、賃貸管理業務の中で手間がかかる作業のひとつと言っても過言ではないでしょう。とはいえ、空き室対策を積極的に行ってくれる賃貸管理会社はオーナー様からも信頼が熱く、指示される傾向にありますので非常に重要です。

管理委託契約を行なう前に、委託会社が管理している物件がどれほど埋まっているのか、空き室状態の物件が多いか少ないか等もチェックするオーナー様もいらっしゃるようなので、少しでも多くのお客様にアプローチできる取り組みも必要となります。

また、お客様に物件を気に入っていただけたら内見を行います。内見案内人の態度が悪くて借りるのをやめてしまう人もいますので、入居希望者が安心して部屋を決めれるような、丁寧な接客を心がけましょう。

契約・更新・退去手続き代行業務

契約・更新・退去手続き代行業務も賃貸管理会社の仕事のひとつです。

各種契約書には法的な効力が発生するものもあるため、落ち度のない内容で、確実に取り交わしを行うことが求められます。

契約書の内容は法改正ごとに対応していかなければならないので、まるっとサポートしてくれる賃貸管理システムなどを利用するとスムーズでしょう。

入居者の苦情対応業務

入居者からの不満や苦情に対する問い合わせの対応も賃貸管理会社の業務となります。

よくある問い合わせ内容は以下の通りです。

設備の不具合

入居者のマナー

隣接住戸からの騒音

災害連絡

このような問い合わせに対して賃貸管理会社は迅速に対応することが求められます。

お客様も感情的に申し出てくる方が多いので、スムーズに顧客情報を確認し、お待ち時間がないように対応するようにしましょう。

賃料の回収や退去時の精算業務

賃料の支払いが遅れている入居者に対して、オーナー様に代わり、支払い催促を電話連絡、書面、訪問等の手段を使って回収代行業務を行います。

滞りなく支払いがおこなわれるよう、普段から入居者とのコミュニケーションを積極に行えるかどうかも賃貸管理では重要ですが、万が一の場合は、弁護士と相談の上、法的措置が求められることもあります。このような場合にも迅速に対応することが求められますので、予め各専門家と顧問契約を行っておくことが望ましいでしょう。

物件管理・メンテナンス業務

管理物件の賃料の下落を抑えるためには、物件の管理・メンテナンスが欠かせません。

主な業務内容は以下のとおりです。

定期清掃

巡回点検（主に外観、外構）

退去時の設備点検

空室の巡回チェック（換気や排水管の臭い対策）

建物診断

給排水管の管内検査

長期修繕計画の作成

退去後のリフォーム

状況に応じて、交換や必要な設備の導入のご提案なども行っていきます。

オーナー対応業務

入居者を募集する際の家賃の条件を相談したり、家賃の入金、トラブルの報告などオーナー様は密に連絡を取り合います。

賃貸管理業務は信頼関係で成り立っていると言っても過言ではありませんので、担当者はオーナー様のご要望をしっかり反映させられるようこまめに連携をとりましょう。

【業務効率化】賃貸管理システムのメリット・デメリット

賃貸管理業務は作業内容が多く、アナログな方法で管理していると業務効率が低下したりオーナー様やお客様に迷惑がかかってしまうことがあります。そんな時に導入しておくと便利なのが不動産賃貸管理システムです。

ここでは賃貸管理システムのメリット・デメリットについてご紹介していきたいと思います。

賃貸管理システムのメリット

多くの会社様は顧客情報を契約者台帳やオーナー台帳またはエクセルを用いて管理していると思います。

台帳での管理は顧客の数が増えるのに比例してミスが増えてしまうというデメリットがあります。また、エクセルは誰もが気軽に使用できる上に機能性の高さから定評がある一方で、膨大なデータがファイルに溜まってしまい、欲しい時に顧客情報を出すことができないといったデメリットもあります。

賃貸管理システムであれば膨大なデータの中から顧客情報や物件情報、オーナー様情報を簡単に見つけ出すことができます。また、管理業務以外にも、各種契約書類作成機能やポータルサイトへの一括入稿機能などを賃貸管理業務をまるっとサポートしてくれるシステムも存在します。

これらの機能を活用することにより、業務の効率化を図ることができるだけでなく、人的ミスを最小限に抑えることができるのです。

賃貸管理システムのデメリット

賃貸管理システムには無料のものも多く存在しますが、セキュリティー面、機能面から見てあまりおすすめできません。一方、有料の賃貸管理システムを導入すると、固定費が発生してしまいます。多くのシステムは初期費用＋月額固定費というプランになっており、クラウド型は初期費用が安い分月額固定費が高く設定されており、オンプレミス型（デスクトップ型）は初期費用は高い反面、月額固定費は低いという特徴があります。

とはいえ、システムひとつで数人分の人件費が削減できるので、長期的に見れば費用面もあまり気にならないかもしれませんね。